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活動策劃案應急預案包括哪些內容?

時間:2021-08-03 17:00:33   來源:深圳活動策劃公司

不管是什么活動策劃方案都必須包含應急預案,只有提前對突發事件有預案才能在發生時不至于手足無措,一般應急預案包含的內容有正確有效的溝通、現場秩序應急措施,對天氣和交通工具的安排應急等等,下面詳細介紹活動策劃突發事件應急內容有哪些?

1、錯誤的溝通

這可能是經驗不足的活動計劃者常犯的錯誤,并且不惜一切代價避免。錯誤的溝通(例如溝通不暢或沒有溝通)會帶來災難。溝通不暢通常是由于缺乏對細節的關注,尤其是在涉及活動清單時。與內部活動團隊和供應商之間進行有效溝通至關重要。雖然您不想對每個人進行微觀管理,但您確實需要知道誰在做什么以及何時進行操作,以確保每個人都知道對他們的期望并遵守分配的時間表。

2、對現場秩序的應急措施

對于戶外活動的舉辦,首先與當地公安部門取得聯系,以便得到他們的許可與支持??紤]到活動可能會吸引大量過往群眾的圍觀,提前與保安部及物管公司保衛人員進行協商,活動當天對現場隨時進行有效的疏導、監管,若出現擁擠等秩序混亂局面,迅速增加保衛力量,對混亂場面予以控制;若情況嚴重,及時與公安部門聯系。

3、對天氣因素的應急措施

首先應該事前做好準備,查看活動當日天氣預報。如果天氣預報表明當天有雨,應該將活動場地定在室內。若活動開始之前突然降雨,即啟動備選方案。邀請所有到場人士進入室內,為各位安排香檳酒會,禮儀小姐引領嘉賓參觀現場,節目也盡量在室內進行。同時,準備少量雨傘供嘉賓使用。

4、交通工具不足

您確定為安排代表與演示者往返活動而組織的交通工具是否足夠?在活動開始前的幾周內以及活動當天檢查入住情況,以確保充分滿足所有交通要求。您需要考慮突發活動。如果活動當天早上發生故障,會發生什么情況?您有其他交通工具嗎?

5、缺乏清晰的標牌

對于那些參加特殊活動的人來說,沒有什么比讓他們對下一次演講的舉行地點感到困惑感到沮喪。通過確保您顯示易于閱讀和理解的適當標志來避免這種情況。比起冒著迷失參與者并不斷問路的風險,過度投入并有太多標牌。

6、現有員工不足

在您舉辦特殊活動的那一天,您可能會與大量與會者打交道。不要僅僅依靠一兩個人來處理與會代表的問題或疑慮。確保您有足夠的與會者人數,并且更重要的是,確?;顒佑媱潏F隊和供應商提供的人員之間有足夠的活動人員。

7、防火應急措施

鞭炮、禮炮或其他因素都有可能引起火災或爆炸事故,消防部門和物業管理公司提前作好準備。若火災發生,迅速引導人群安全退離,采取滅火策略?;馂娜魺o法控制,總負責人立即與當地消防隊聯系,同時主辦人員負責對現場秩序的控制與協調。

8、電源應急措施

提前準備好備用電源,同時與電控部門協商,作好一切準備。若突然斷電,則啟用備用電源,或使用商場電源和音響設備。

9、現場布置的應急措施

任何現場靜態的布置、裝飾出現掉落、損壞等情況,工程部人員迅速予以修補,將其恢復原貌,若無法補救,及時清理,確?;顒禹樌M行。如果影響到活動的進展,例如舞臺坍塌等嚴重事件,就需要迅速將臺上貴賓引領到臺下,將鋪用地毯作為臨時主席臺。

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